Utamakan ketepatan dan kesantunan.
Gunakan bahasa yang tenang dan tidak berlebihan. Hindari mengasumsikan keyakinan keluarga apabila informasi tersebut belum diketahui.
Susun pesan secara sederhana.
Mulai dengan ungkapan belasungkawa, lanjutkan nama yang telah dikonfirmasi, kemudian identitas pengirim. Tambahan dukungan sebaiknya singkat agar papan tetap terbaca.
Pastikan tujuan pengiriman.
Alamat rumah keluarga, rumah duka, dan lokasi ibadah dapat berbeda. Pastikan tujuan, waktu penerimaan, serta kontak penanggung jawab sebelum pesanan diproses.